Dokumenter i styrearbeid
For å holde orden i styrearbeidet er det nyttig å samle viktige dokumenter og planer. Bruk digitale verktøy som Tutti sitt dokumentarkiv til å lagre alt sentralt.
Årshjul – planlegg årets viktige datoer
Et årshjul er en visuell kalender over korpsets faste aktiviteter. Dette hjelper styret å huske gjentakende oppgaver – for eksempel at årsmøtet alltid holdes i mars eller at innbetaling av kontingent faller i februar hvert år. Et oppdatert årsjhul letter arbeidet og sikrer at viktige aktiviteter ikke glipper. Lag en oversikt (enten et visuelt "hjul" eller en tematisk liste) med viktige frister og hendelser:
- Årsmøte og generalforsamling: planlegg innkalling, frist for innmelding av saker og møtedato.
- Føring av regnskap og budsjett: tidfest når regnskap skal gjøres klart og revideres, og nytt budsjett skal legges.
- Medlemsaktiviteter og konserter: Legg inn datoforslag for "faste" konserter og oppvisninger, øvings- eller treningshelger, og rekrutteringskampanjer.
- Datofrister: legg inn søknadsfrister for støtteordninger (f.eks. VO, Instrumentfond, etc), rapportering til NMF/kommune osv.
Oppdater årshjulet hvert år i forbindelse med første styremøte etter årsmøtet, og gjør den tilgjengelig for hele styret.
Budsjett og regnskap
Et godt budsjett er et kraftfullt styringsverktøy. I budsjettet summerer dere alle forventede inntekter (kontingenter, sponsorer, billettsalg, dugnadsinntekter) og utgifter (instrumentkjøp/vedlikehold, dirigenthonorar, lokalleie, reiser, aktiviteter). Det er viktig å så langt som mulig basere budsjettgrunnlaget på konkrete tall: bruk avtaler og kontrakter og medlemslister for inntekter, og tidligere års regnskap samt planlagte aktiviteter for kostnader.
Det kan også være lurt å fordele beløpene ut over året (periodisering) etter når inntektene og kostnadene vanligvis inntreffer. Slik sikrer man at korpset ikke plutselig har dårlig likviditet.
Budsjettprosess
- Sett opp en tidsplan (årshjul) for når budsjettutkastet skal lages, slik at det kan legges frem og vedtas på årsmøtet.
- For å kunne legge frem et så realistisk budsjett som mulig, bør de fleste planene for neste år være satt. Ved å legge til rette for langsiktig planlegging sikrer man at budsjettforslaget som legges frem er gjennomarbeidet og klart.
Regnskap
- Sørg for at regnskapet føres jevnlig og at det føres sammenligning mot budsjett månedlig eller kvartalsvis.
- Eventuelle avvik avdekkes tidlig, slik at dere kan sette inn tiltak dersom inntektene blir lavere eller kostnadene høyere enn planlagt.
- Det kan være lurt å ha regnskap eller økonomistatus som et fast punkt på styremøtene.
Bemanning og frivillige
I alle arrangementer og prosjekter er det viktig å fordele oppgaver tydelig. Lag en bemanningsplan for korpsturer, konserter og dugnader, med definerte arbeidsoppgaver og tydelig ansvarsfordeling.
Tidlig på året kan dere kartlegge hvilke posisjoner som krever innsats, og så sikre nok frivillige. Forbered gjerne en enkel oversikt eller ansvarsfordeling i regneark som dere fyller ut og oppdaterer.
Rekrutter frivillige
Oppfordre foresatte og medlemmer til å stille opp der det trengs. Presenter oppgavene tidlig, og gjør det enkelt for den enkelte å melde seg til tjeneste.
Kommunikasjonsverktøy
Del bemanningsplanen digitalt, men ha en «permanent kontakt» for hver dugnad med hjelp fra styrets medlemmer eller en dedikert arrangementskontakt.
Planer og dokumenter
I tillegg til årshjul og budsjett kan det være nyttig å lage andre styringsdokumenter.
Handlingsplan
En kortfattet skriftlig plan for korpsets viktigste satsingsområder i året som kommer (for eksempel innenfor rekruttering, markedsføring, musikkopplæring, utstyr). Denne bør følge strategiske mål og budsjett, og ligge som grunnlag for all planlegging av korpsets aktiviteter.
Korpsreglement/retningslinjer
Som i mange idrettsklubber kan korpset lage en håndbok eller rutiner som beskriver retningslinjer og regler (for eksempel øvelsesreglement, instrument- og uniformshåndtering). Det kan lønne seg å samle dette i en delt mappe eller nettside, slik at nyvalgte raskt kan finne fram.
Rekruttering og inkludering
Planlegg kontinuerlig rekruttering av nye medlemmer og frivillige. Gode rekrutteringstiltak kan være prøvespilling for aspiranter, skolekonserter med instrumentdemonstrasjon, sit-in øvelser med skolekorpsmusikanter for voksenkorpset, og informasjonsstand i forbindelse med lokale aktiviteter.
Lenker og verktøy
Bruk gjerne NMFs veiledning for rekruttering for inspirerende idéer.
Vedlikehold en nettside og sosiale medier-profiler for korpset, og oppdater den jevnlig.
Dokumenter tiltakene, og noter suksesskriterier for neste gang.
Skjemaer
Benytt digitale skjemaer for å registrere nye aspiranter eller interesserte unge.
Ha et standard informasjonsskriv som enkelt kan deles med interesserte, enten digitalt eller i fysisk form.