Styremøter: Hvordan gjennomføre effektive møter
Et godt styremøte hviler på god planlegging og struktur. Forberedelser er avgjørende: Send ut møteinnkalling og saksliste i god tid før møtet, og minst én uke i forveien slik at alle kan forberede seg.
Legg ved alle relevante dokumenter (budsjettforslag, regnskap, planer osv.) i et lesbart format (PDF eller Google Docs) slik at styremedlemmene kan studere sakene på forhånd.
Lag en klar agenda
Begynn møtet med en agenda der alle saker er tydelig stilt opp. Prioriter saker og sett tidsrammer for hvert punkt, slik at diskusjonene holder seg innenfor planlagt tid. Slik unngår man at møtet sklir ut i for mange avsporinger og holder fokus på det som er viktig.
Aktiv deltakelse
Oppfordre alle til å bidra i møtet. En god møteleder sikrer at stemmer blir hørt ved å invitere de som er stille til å si sin mening. Det er viktig å skape et miljø «hvor alle deltagerne føler seg velkomne til å bidra». Be gjerne konkrete styremedlemmer om deres innspill på saker de har kjennskap til.
Før protokoll
Sørg for at det føres referat fra møtet. Dette bør inneholde alle vedtak og uavklarte oppfølgingspunkter man kommer frem til i møtet.
Det er også mulig å «protokollføre uenigheter» hvis noen er i mindretall ved en avgjørelse. Et godt referat inneholder hvem som gjorde hva; sett frist på oppgaver og ansvar etter hver sak. Del referatet raskt med hele styret slik at alle vet hvilke handlinger som forventes før neste møte.
Bruk digitale verktøy
Ta i bruk teknologi for å effektivisere møtene. Bruk Styreportalen for å samle alt styrearbeid-dokument på ett sted.
Videomøter (Zoom, Teams eller Google Meet) kan også brukes hvis ikke alle kan møtes fysisk.
Sjekkliste – Effektivt styremøte
- Send ut innkalling med saksliste og vedlegg minst én uke før møtet
- Innled møtet med gjennomgang av agenda og punktvis tidsplan
- Avklar møteleder og referent
- Avklar neste styremøte om det ikke alt er gjort
- Avslutt med å gå gjennom alle oppfølgingspunkter: Hvem gjør hva til hvilken frist?