Konsertproduksjon

Tips og råd om konsertproduksjoner

Konserter og arrangementer er høydepunkter i korpsåret, og en viktig arena for musikalsk mestring, fellesskap og synlighet i nærmiljøet. Som styremedlemmer i skolekorpset har dere en avgjørende rolle i å planlegge og gjennomføre vellykkede konsertproduksjoner.

Vi ønsker å gi deg de verktøyene du trenger for å lykkes. Denne veiledningen gir deg detaljerte tips og råd for å sikre at korpsets arrangementer blir profesjonelle og minneverdige opplevelser for alle involverte.

En sjekkliste for styret

En vellykket konsert krever grundig planlegging og koordinering. Her er en detaljert sjekkliste for styret:

Før konserten: Planlegging og forberedelser

Gode forberedelser er avgjørende for å skape en profesjonell og minneverdig konsertopplevelse.

Definer mål og rammer:

• Hva er formålet med konserten? (eksempelvis rekruttering, inntjening, høytid, musikalsk utvikling)
• Hvem er målgruppen? (eksempelvis foreldre og familie , lokalmiljøet, potensielle nye medlemmer)
• Hvilke musikalske ambisjoner har vi for konserten? Diskuter med dirigenten.
• Når og hvor skal konserten finne sted? Sjekk tilgjengelighet for både lokale og dirigent i god tid.
• Hva er de økonomiske rammene for konserten? Inkluder alle forventede inntekter og utgifter så langt det lar seg gjøre.

Booke lokale og avtaler:

• Bestill konsertlokale i god tid. Vurder faktorer som akustikk, størrelse, scene, garderobefasiliteter og tilgjengelighet for publikum.
• Inngå skriftlige avtaler for leie av lokale, utstyr, og eventuell teknisk bistand.
• Sjekk at lokalet oppfyller sikkerhetskrav og har nødvendige forsikringer.
• Søk TONO.

Musikalsk innhold og dirigentens rolle:

• Samarbeid tett med dirigenten om repertoarvalg. Repertoaret må være tilpasset korpsets nivå, og passe konsertens tema/formål.
• Legg en øvingsplan for korpset frem mot konserten, inkludert eventuelle ekstraøvinger eller samlinger.
• Diskuter behov for solister, gjesteartister eller andre musikalske innslag.

Økonomi og sponsing:

• Utarbeid et detaljert budsjett for konserten som inkluderer alle inntekter (billettsalg, sponsing, kiosk) og utgifter (lokaleleie, dirigenthonorar, PR, transport)
• Identifiser potensielle sponsorer eller samarbeidspartnere. Nærmiljøbedrifter er ofte interesserte.
• Lag sponsorpakker og presentasjoner. Husk å takke sponsorer tydelig i program, annonser og under konserten.
• Søk eventuelle relevante støtteordninger.

PR og markedsføring:

• Lag en PR-plan: Hvem skal vi nå ut til, og hvordan?
• Utform plakater, flygeblader og annonser. Bruk bilder av høy kvalitet og aktive overskrifter som "Opplev korpsmagi!" eller "Sikre deg billetter nå!".
• Send ut pressemeldinger til lokalaviser og radio.
• Bruk sosiale medier aktivt. Lag arrangement, del videoer og bilder fra øvinger.
• Informer korpsets egne medlemmer og foreldre, og oppfordr dem til å spre budskapet.

Personell og ansvarsfordeling:

• Lag en oversikt over alle nødvendige roller (salg, billettkontroll, vakter, kiosk, teknisk personell, riggere, sceneansvarlig).
• Fordel oppgaver og ansvar tydelig. Sørg for at alle vet hva de skal gjøre i sin oppgave.
• Rekrutter tilstrekkelig med frivillige blant foreldre i skolekorpset.

Billettsalg:

• Bestem billettpriser og salgskanaler (eksempelvis forhåndssalg via billett.no eller liknende, salg i døren).
• Organiser billettselgere/-kontroll på konsertdagen.

Programhefte:

• Dersom ønskelig: design og trykk et informativt og attraktivt programhefte.
• Inkluder informasjon om repertoar, solister, dirigent, korpset, samt takk til sponsorer og frivillige.
• Sørg for god lesbarhet.

Konsertdagen: Gjennomføring og logistikk

På konsertdagen er det avgjørende med klare planer og god koordinering.

Rigg og klargjøring:

• Ansvarlig for rigging av scene, stoler, notestativer, lyd-og lysutstyr, og eventuell kiosk.
• Sørg for at alt teknisk utstyr fungerer som det skal, og at det er en teknisk ansvarlig til stede.
• Ha en klar plan for logistikk på scenen under konserten.

Lydprøver:

• Avsett tilstrekkelig tid til lydprøver for korpset og eventuelle solister/gjesteartister.

Velkomst og publikumsservice:

• Sørg for at billettører og vakter er på plass i god tid før dørene åpnes.
• Gi god informasjon til publikum om garderobe, toaletter og sitteplasser.
• Ha styremedlemmer synlig og tilgjengelig for spørsmål.

Kiosk/salg:

• Organiser salg av billetter, programhefter, forfriskninger og eventuelle korpseffekter.
• Sørg for nok vekslepenger og betalingsterminal.

Sikkerhet og beredskap:

• Ha en beredskapsplan for uforutsette hendelser (brann, sykdom, etc.) og kommuniser denne til relevant personell.
• Sørg for at førstehjelpsutstyr er lett tilgjengelig.

Gjennomføring av konserten:

• Ha en konferansier som binder programmet sammen.
• Takk publikum, sponsorer, dirigent, musikere og frivillige.

Etter konserten: Oppfølging og evaluering

Arbeidet er ikke ferdig når siste tone har klinget ut. God oppfølging er viktig for læring og fremtidige arrangementer.

Nedrigg og rydding:

• Organiser effektiv nedrigg av utstyr og rydding av lokalet.
• Sørg for at utstyr returneres og lokalet forlates i avtalt stand.

Økonomisk oppfølging:

• Oppsummer alle inntekter og utgifter.
• Betal regninger og overfør inntekter til korpsets konto.
• Send sluttrapport til sponsorer om avtalt.

Evaluering:

• Hold et evalueringsmøte med dirigent, styre og sentrale frivillige.
• Hva gikk bra? Hva kunne vært gjort annerledes?
• Saml inn tilbakemeldinger fra musikanter og ressurspersoner (eksempelvis via et enkelt spørreskjema).
• Bruk erfaringene til å forbedre neste konsertproduksjon.

Takk til frivillige og bidragsytere:

• Send ut en formell takk til alle frivillige, sponsorer og andre bidragsytere. Anerkjennelse er viktig for å opprettholde engasjement.

Synlighet i etterkant:

• Del bilder og videoer fra konserten i sosiale medier og på nettsiden.

Ved å følge denne detaljerte veiledningen vil du som styremedlem bidra til å skape vellykkede konsertproduksjoner som styrker korpsets musikalske nivå og fellesskap, og som gir glede til både musikere og publikum.

Kortfattet sjekkliste for styret

Denne sjekklisten er ment som et raskt verktøy for styremedlemmer for å sikre at de viktigste elementene for en vellykket konsertproduksjon er på plass.

Planlegging:

• Mål: Hva er formålet med konserten? Hvem er målgruppen?
• Tidslinje: Er det en realistisk tidsplan?
• Lokale: Er lokalet booket og avtalen i orden?
• Økonomi: Er det et budsjett? Er sponsorer kontaktet?
• PR: Er det en markedsføringsplan?
• Personell: Er roller fordelt og frivillige rekruttert?
• Musikk: Er repertoaret klart i samarbeid med dirigenten?
• Program: Er programhefte planlagt?

Konsertdagen:

• Rigg: Er scene og utstyr klargjort?
• Lydprøve: Er det satt av tid til lydprøve?
• Publikum: Er det plan for velkomst og informasjon?
• Kiosk: Er salg av billetter og forfriskninger organisert?
• Sikkerhet: Er beredskapsplanen klar?
• Gjennomføring: Starter og slutter konserten i tide?

Etter konserten:

• Rydding: Er det plan for nedrigg og rydding?
• Økonomi: Er inntekter og utgifter oppsummert?
• Evaluering: Er det planlagt evaluering med involverte?
• Takk: Er det planlagt takk til frivillige og bidragsytere?
• Synlighet: Er det plan for oppfølging i media og sosiale medier?