Korpsstevne-arrangør: En sjekkliste for styret
Et vellykket stevne krever grundig planlegging og koordinering. Denne veiledningen gir deg en detaljert oversikt over planlegging, gjennomføring og oppfølging av et slikt arrangement.
Før stevnet: Strategisk planlegging og organisering
Jobben med å planlegge stevnet starter i det øyeblikket dere får tildelingen. Det er viktig å opprette komiteer og ansvarshavende tidlig.
Tildeling og arbeidsutvalg:
- Husk at det ofte er jubilerende korps som fortrinnsvis kan søke om å arrangere stevne, men geografisk spredning spiller også inn. Det er i de fleste regioner regionstyret som tildeler stevnet, basert på søknad.
- Når korpset er tildelt stevneansvaret, begynner jobben med planlegging.
- Nedsett et arbeidsutvalg tidlig som planlegger aktivitetene rundt stevnet fra A til Å.
- En stevnekomité kan bestå av en leder, sekretær, kasserer, salgsansvarlig, logistikkansvarlig, leder for oppmarsj og stevneplassleder.
- Knytt til dere arbeidsgrupper som kan bidra til planlegging, rigging, gjennomføring og opprydding/evaluering.
Et korpsstevne er ressurskrevende, men enkle løsninger kan ofte være de beste. Spør gjerne andre korps som nylig har arrangert stevne om råd.
Økonomi og sponsing:
- Lag et detaljert budsjett for stevnet, inkludert alle forventede inntekter (salgsboder, kiosk, sponsing) og utgifter (lokaleleie, medaljer, utstyr, personell).
- Salgsboder for mineralvann, pølser, hamburgere, is og liknende danner grunnlaget for inntektene fra stevnet. Ta tidlig kontakt med leverandører for varene dere selger, og lag skikkelige avtaler med disse.
- Skaff sponsorer til program og arena i form av annonser fra lokalt næringsliv eller tilbud på leveranser.
Samarbeid med NMF:
- NMF regionalt fastsetter dato for stevnet og utlyser stevnedato.
- NMF gir rådgivning i forbindelse med promotering og informasjon, og fronter stevnet via sine kanaler.
Bruk NMFs veiledning og ressurser aktivt.
Lokaler og fasiliteter:
- Sørg for oppmerkede plasser hvor gjestende korps kan oppbevare instrumenter og eiendeler.
- Planlegg konsertpodier med stoler og notestativer for framføring av hvert enkelt korps' konsertavdeling (f.eks. 10-15 minutter per korps).
- På store stevner anbefales det to konsertpodier i nærheten av hverandre slik at ett korps rigger seg til mens et annet spiller.
- Plassér konsertpodiet slik at korps og publikum får lyden mot seg; ikke midt ute på en plass, men inn mot en vegg.
- Sett opp sitteplasser foran podiene slik at eldre og uføre får en behagelig konsertopplevelse.
- Plassér salgsboder slik at støy ikke forstyrrer musikkframførelsene.
- Sørg for godt merkede toaletter, eventuelt mobile toalettvogner om nødvendig.
- Husk tilstrekkelig med søppelkasser på hele området.
Etabler et godt merket stevnekontor som sentral for registrering og medaljeutlevering, salg og koordinering. Vurder en stevne-telefon.
Program og informasjon:
- Trykk gjerne opp program. Programmet lages på grunnlag av informasjon dere innhenter fra korpsene i god tid før stevnet. Husk å søke TONO.
- Reklamer for stevnet gjennom lokalpressen og med plakater i nærområdet.
Sikkerhet og tillatelser:
- Sørg for at alle nødvendige tillatelser er på plass.
- Plassér brannslukningsapparater ved salgssteder med gass eller grill.
Meld alltid fra til politi og legevakt at dere har stevne, selv om egen sanitetstjeneste ikke er påkrevd.
Stevnedagen: Effektiv gjennomføring og koordinering
På stevnedagen er det viktig å ha gode planer og klare rutiner for å sikre en vellykket avvikling. Tenk nytt om ting som er gjort før, selv om det er nyttig å se på tidligere planer.
Oppmarsj og innmarsj:
- Reguler korpsene med marsjledere under oppmarsj og innmarsj. Marsjledere er i jevnlig kontakt med stevnekontor og konferansier.
- Etter defilering vises korpsene til sine plasser.
Konsertaktivitet:
- En koordinator fra dere bør sørge for at korpsene ledes fram til riktig podium når det er deres tur til å spille.
- Konferansier/annonsør forteller hva korpset skal spille og hvem som er på neste podium.
- Etter framføring går korpset tilbake til sine båser med instrumenter og utstyr.
- Fellesnummer er flott for åpning og avslutning, ofte dirigert av arrangørkorpsets dirigent. Et felles avslutningsnummer kan holde på gjestene til slutt.
Legg gjerne opp til egne aktiviteter for junior- og aspirantmusikanter, som ofte ikke spiller med hovedkorpset.
Salg og inntektsgenerering:
- Konsertaktivitet og salg går vanligvis av seg selv, men dere må hele tiden passe på at dere har full kontroll på program og beholdning.
- Legg trekning av loddsalg eller liknende helt til slutt for å holde på gjestene.
Ledelse og koordinering:
- Oppnevn én person som "stevnegeneral" for å samle ansvar og koordinering.
Gode planer, kommunikasjon og koordinering er nøkkelen for å håndtere uforutsette hendelser.
Etter stevnet: Opprydding og evaluering
Opprydding:
- Husk skikkelig opprydding på stevneplassen etter arrangementet er ferdig.
Evaluering:
- Det er viktig at korpset evaluerer alle aspekter ved arrangementet i ettertid.
- En rapport sendes NMF i ettertid, om avtalt.
Kortfattet sjekkliste for stevnearrangører
Denne sjekklisten er ment som et raskt verktøy for styremedlemmer for å sikre at de viktigste elementene for et vellykket korpsstevne er på plass.
Før stevnet
Organisasjon:
- Er stevnekomité nedsatt og roller fordelt?
- Er det en detaljert tidslinje for planleggingen?
Økonomi/sponsor:
- Er budsjettet klart og realistisk?
- Er sponsorer kontaktet og avtaler inngått?
- Er leverandører avtalt med?
Lokaler/fasiliteter:
- Er stevneplassen klar med oppmerkede plasser for korps?
- Er konsertpodier klare, eventuelt to, og riktig plassert?
- Er sitteplasser for publikum på plass?
- Er salgsboder og kiosk organisert og plassert strategisk?
- Er toaletter tilgjengelige?
- Er nok søppelkasser plassert ut?
- Er et stevnekontor etablert og bemannet?
Informasjon/PR:
- Er programmet utarbeidet og trykket?
- Er stevnet markedsført i lokalpresse og med plakater?
Sikkerhet:
- Er alle tillatelser på plass?
- Er brannslukningsapparater ved salgssteder?
- Er politi/legevakt informert?
- Er et sambandsdiagram for oppmarsj klart?
Stevnedagen:
Marsj:
- Er marsjledere på plass for å regulere korpsene?
Konsert:
- Sørger koordinator for at korpsene kommer til riktig podium?
- Er konferansier klar?
- Er fellesnummer planlagt?
Salg:
- Er det full kontroll på salgsbodene?
- Er utlodning/trekning planlagt til slutt?
Ledelse:
- Er "stevnegeneralen" på plass for å koordinere?
Etter stevnet:
Opprydding:
- Er det plan for skikkelig opprydding på stevneplassen?
Evaluering:
- Er det planlagt evaluering med styre og sentrale frivillige?
- Er rapport til NMF planlagt?
Økonomi:
- Er økonomisk oppgjør og rapportering på plass?