Starte, sammenslå, avvikle korps

1. Les vedtektene

En nedleggelse er noe som kan vekke sterke følelser hos mange, og det er derfor viktig å ta dette på alvor, og sørge for at man følger korpsets vedtekter fullt ut. På den måten unngår man potensielle konflikter rundt håndteringen av saken.

De fleste korps har vedtekter som følger NMFs mal. Her står det at en nedleggelse må vedtas av to ordinære årsmøter etter hverandre, og med 2/3 flertall. Det betyr at det ikke er lov å vedta nedleggelse på ett årsmøte, og bekrefte nedleggelsen på ekstraordinært årsmøte to uker etter, for eksempel.

2. Frem sak om nedleggelse på årsmøtet

Om det er styret som fremmer saken, kan de legge den fram sammen med innkallingen til årsmøtet. Om et medlem ønsker å fremme saken må den sendes inn til styret innen fristen som er oppgitt i innkallingen. Styret kan ikke nekte å ta opp saker som er fremmet på korrekt måte i rett tid.

Pass på at vedtaket om nedleggelse tar stilling til hvem som skal overta korpsets eiendeler og økonomiske ressurser. Dette vil i mange tilfeller være regulert av vedtektene, så pass på at man ikke vedtar noe som er i strid med hva som er bestemt tidligere.

3. Meld fra til NMF

I perioden mellom første og andre årsmøte må korpset ta vare på verdiene sine, siden disse ikke kan overføres til noen andre før det endelige vedtaket på andre årsmøte. I denne perioden kan det derfor være aktuelt med et hvilende medlemskap i NMF, for å fortsatt ha rimelig forsikringsdekning. Det er imidlertid helt opp til dere, og dere kan også gi beskjed til NMF om at korpset ønsker utmelding. Melding gis skriftlig på post@musikkorps.no, og senest 15. november for at en skal slippe kontingentfaktura i januar. En kan ikke melde korpset ut fram i tid – NMF vil gjennomføre utmelding så snart som praktisk mulig. Dersom en vil at utmelding skal gjelde fra et senere tidspunkt må dere sende beskjed når den tiden kommer.

4. Bekreft vedtaket på neste ordinære årsmøte

Nå har det gått ca. ett år, og styret må innkalle til årsmøte igjen. Innkallingen behøver bare inneholde en sak: Bekreftelse av vedtak om nedlegging. Siste valgte styre gis fullmakt til å overføre alle korpsets verdier i tråd med vedtaket.

5. Øverfør verdier

Siste valgte styre sørger for overføring av penger og eiendeler til den eller de mottakerne som er bestemt av årsmøtet.

6. Meld fra (igjen)

Om dere ikke meldte korpset ut av NMF i forrige omgang, må dere gjøre det nå. Legg gjerne ved protokoller som viser vedtakene. Melding gis skriftlig på post@musikkorps.no, og senest 15. november for at en skal slippe kontingentfaktura i januar. En kan ikke melde korpset ut fram i tid – NMF vil gjennomføre utmelding så snart som praktisk mulig. Dersom en vil at utmelding skal gjelde fra et senere tidspunkt må dere sende beskjed når den tiden kommer.

Dere må også melde om nedleggelse av korpset til Brønnøysundregistrene.

Husk å si opp alle kontrakter korpset måtte ha inngått, avslutt bankkontoer etc.

Med et hvilende medlemskap slipper dere mye ekstraarbeid som ellers følger med nedleggelse og eventuell ny oppstart. Samtidig tar ordningen vare på korpsets verdier. Det er nemlig inkludert forsikring for utstyr som ligger på lager, som noter, instrumenter, uniformer og fane.

Når et korps går over til hvilende medlemskap, blir alle medlemmene meldt ut. Vær derfor oppmerksom på at instrumenter som er lånt ut ikke er forsikret, med mindre den som låner instrumentet har egen forsikring eller er medlem i et annet korps med instrumentforsikring.

For å søke om hvilende medlemskap må dere fylle ut en kontrakt og sende den til post@musikkorps.no. Dere må også oppgi:

• én kontaktperson
• en e-postadresse for faktura

Kontaktpersonen har ansvar for å:

• sjekke lageret jevnlig
• betale kontingent og forsikring

Pris for hvilende medlemskap og forsikring finner dere i lenken.

Kontaktpersonen, sammen med det siste aktive styret, har også ansvar for oppfølging dersom korpset ikke kommer i gang igjen innen fem år. Da må det tas nødvendige skritt for å legge ned korpset. Husk å gi beskjed til NMF dersom korpset legges ned – hvis ikke vil det hvilende medlemskapet fortsette å løpe, også etter fem år.

1. Les vedtektene

Det er viktig at hvert korps som er involvert i en sammenslåing leser sine egne vedtekter godt, og forholder seg nøye til dem gjennom prosessen. Det kan være at vedtektene inneholder føringer eller begrensninger som gjelder sammenslåinger og nedleggelser, for eksempel. Om nødvendig må man da følge korrekt fremgangsmåte for å endre vedtektene før man kan gå videre med en sammenslåing.

2. Gjør vedtak i hvert korps

Hvert korps som er involvert i sammenslåingen må gjøre årsmøtevedtak om at korpset skal gå inn i et nytt samarbeidskorps. Styret fremmer saken for årsmøtet i tråd med vedtektene. Forslag til saksframlegg til årsmøte finner dere her.

Årsmøtet bør velge medlemmer til et interimsstyre (et midlertidig styre fram til sammenslåingen er komplett), og gi det avtroppende styret i korpset fullmakt til å signere samarbeidsavtale.

Styret bør også fremme sak om nedleggelse av korpset, slik at prosessen blir satt i gang. Om man er usikker på varigheten av samarbeidet, kan man også vedta å legge korpset i dvale, og eventuelt tegne hvilende medlemskap i NMF.

3. Inngå avtale mellom styrene

Styrene i korpsene inngår en samarbeidsavtale som presiserer hva hver part tar med seg inn i samarbeidet, og hvordan dette skal fordeles dersom man velger å skille lag igjen på et senere tidspunkt.

Det finnes mange oppskrifter for hvordan dette organiseres. Det vanligste er at et av korpsene videreføres, mens det/ de andre legges ned. Det er også vanlig at det opprettes en helt ny organisasjon for det sammenslåtte korpset. Begge disse mulighetene er tatt med i dette forslaget til samarbeidsavtale

4. Årsmøte/ stiftelsesmøte i det nye samarbeidskorpset

Det nye korpset avholder årsmøte der man vedtar nye vedtekter for korpset, og velger et nytt styre.

Vi anbefaler at de nye vedtektene har med at «korpset består av <Korpsnavn1> stiftet <dato> og <Korpsnavn2> stiftet <dato>»

Vedtektene for øvrig bør selvfølgelig følge NMFs mal for vedtekter.

5. Brønnøysund

Meld inn alle endringene dere har gjort i Brønnøysundregistrene.

6. Meld fra til NMF

Sammenslåingen og nedleggelse/hvilende medlemskap må meldes til Norges Musikkorps Forbund på post@musikkorps.no

Vi trenger i den anledning kopi av samarbeidsavtalen og årsmøteprotokoll fra hvert korps som viser vedtak om sammenslåing, nytt navn, presisering av hvilket korps som føres videre etc.

Dersom dere stifter et helt nytt korps må dere fylle ut innmeldingsskjema og legge ved vedtektene til det nye korpset.

7.   Nedleggelse av korpsene som ikke er videreført

I de aller fleste tilfeller krever vedtektene i korps at en nedleggelse av korpset må bekreftes av to ordinære årsmøter på rad.

Styret i samarbeidskorpset må sørge for at det blir innkalt til årsmøte i korpsene som ikke er videreført, slik at endelig nedleggelse blir gjort i tråd med vedtektene.

1. Stiftelsesmøte

Finn et godt navn, og kall inn de som er interessert i å delta i oppstarten av korpset til stiftelsesmøte. Her er et forslag til innkalling og saksliste
På stiftelsesmøtet skal dere blant annet vedta:

• At dere ønsker å stifte et nytt korps som skal være medlem i Norges Musikkorps Forbund
• Navnet på det nye korpset
• Vedtekter for det nye korpset. Alle medlemskorps i Norges Musikkorps Forbund må ha med en del obligatoriske punkter i sine vedtekter, og vi anbefaler at dere følger NMFs mal for vedtekter nøye. Pass på at dere bruker den nyeste utgaven av malen, som dere laster ned fra denne siden: Vedtekter
• Hvem som skal ha styreverv i det nye korpset

Dere må føre en protokoll fra stiftelsesmøtet, og her er en mal for hvordan den kan se ut

2. Brønnøysundregistrene    

Registrer korpset i Brønnøysundregistrene
Når dere registrerer korpset i Enhetsregisteret vil dere få et organisasjonsnummer, som ofte er nødvendig for å få konto i banken og lignende.
Ved å bruke skjemaet over kan dere samtidig registrere korpset i Enhetsregisteret og i Frivillighetsregisteret. Organisasjoner som er registrert i Frivillighetsregisteret kan:

• søke om å delta i grasrotandelen, som er en ordning der spillere hos Norsk Tipping kan velge hvilken frivillig organisasjon som skal få en bestemt prosentandel av innsatsbeløpet
• søke om momskompensasjon – kompensasjon for moms de har betalt ved kjøp av varer og tjenester

Det kan også være offentlige eller private tilskuddsordninger som stiller som krav at man er registrerti Frivillighetsregisteret. Å registrere seg er gratis, og det er heller ingen årsavgift ved å være registrert.

3. Bank

Dere må åpne en bankkonto for korpset. Normalt sett vil dere trenge et organisasjonsnummer for å få gjort dette.

4. Innmelding i NMF

Send innmelding til Norges Musikkorps Forbund. Innmeldingen gjøres elektronisk, og signeres med BankID.

Innmeldingsskjemaet finner dere nederst på denne siden: Bli med i NMF

Fordi NMF trenger et kontonummer å betale ut diverse støtteordninger til, ønsker vi helst at dere venter til bankkontoen er på plass før dere sender innmelding. Dere må også legge ved vedtekter som oppfyller kravene for at innmeldingen skal bli godkjent.

5. Medlemsdatabasen Tutti

Når innmeldingen er behandlet og korpset er opprettet i Norges Musikkorps Forbund sin medlemsdatabase, vil dere motta epost om dette. Når korpset blir opprettet er det bare leder som blir registrert. Det er da på tide å legge inn alle de andre medlemmene i korpset i databasen. Videre informasjon finner dere nå under «Drive et korps»