1. Les vedtektene
Det er viktig at hvert korps som er involvert i en sammenslåing leser sine egne vedtekter godt, og forholder seg nøye til dem gjennom prosessen. Det kan være at vedtektene inneholder føringer eller begrensninger som gjelder sammenslåinger og nedleggelser, for eksempel. Om nødvendig må man da følge korrekt fremgangsmåte for å endre vedtektene før man kan gå videre med en sammenslåing.
2. Gjør vedtak i hvert korps
Hvert korps som er involvert i sammenslåingen må gjøre årsmøtevedtak om at korpset skal gå inn i et nytt samarbeidskorps. Styret fremmer saken for årsmøtet i tråd med vedtektene. Forslag til saksframlegg til årsmøte finner dere her.
Årsmøtet bør velge medlemmer til et interimsstyre (et midlertidig styre fram til sammenslåingen er komplett), og gi det avtroppende styret i korpset fullmakt til å signere samarbeidsavtale.
Styret bør også fremme sak om nedleggelse av korpset, slik at prosessen blir satt i gang. Om man er usikker på varigheten av samarbeidet, kan man også vedta å legge korpset i dvale, og eventuelt tegne hvilende medlemskap i NMF.
3. Inngå avtale mellom styrene
Styrene i korpsene inngår en samarbeidsavtale som presiserer hva hver part tar med seg inn i samarbeidet, og hvordan dette skal fordeles dersom man velger å skille lag igjen på et senere tidspunkt.
Det finnes mange oppskrifter for hvordan dette organiseres. Det vanligste er at et av korpsene videreføres, mens det/ de andre legges ned. Det er også vanlig at det opprettes en helt ny organisasjon for det sammenslåtte korpset. Begge disse mulighetene er tatt med i dette forslaget til samarbeidsavtale
4. Årsmøte/ stiftelsesmøte i det nye samarbeidskorpset
Det nye korpset avholder årsmøte der man vedtar nye vedtekter for korpset, og velger et nytt styre.
Vi anbefaler at de nye vedtektene har med at «korpset består av <Korpsnavn1> stiftet <dato> og <Korpsnavn2> stiftet <dato>»
Vedtektene for øvrig bør selvfølgelig følge NMFs mal for vedtekter.
5. Brønnøysund
Meld inn alle endringene dere har gjort i Brønnøysundregistrene.
6. Meld fra til NMF
Sammenslåingen og nedleggelse/hvilende medlemskap må meldes til Norges Musikkorps Forbund på post@musikkorps.no
Vi trenger i den anledning kopi av samarbeidsavtalen og årsmøteprotokoll fra hvert korps som viser vedtak om sammenslåing, nytt navn, presisering av hvilket korps som føres videre etc.
Dersom dere stifter et helt nytt korps må dere fylle ut innmeldingsskjema og legge ved vedtektene til det nye korpset.
7. Nedleggelse av korpsene som ikke er videreført
I de aller fleste tilfeller krever vedtektene i korps at en nedleggelse av korpset må bekreftes av to ordinære årsmøter på rad.
Styret i samarbeidskorpset må sørge for at det blir innkalt til årsmøte i korpsene som ikke er videreført, slik at endelig nedleggelse blir gjort i tråd med vedtektene.