1. Les vedtektene
En nedleggelse er noe som kan vekke sterke følelser hos mange, og det er derfor viktig å ta dette på alvor, og sørge for at man følger korpsets vedtekter fullt ut. På den måten unngår man potensielle konflikter rundt håndteringen av saken.
De fleste korps har vedtekter som følger NMFs mal. Her står det at en nedleggelse må vedtas av to ordinære årsmøter etter hverandre, og med 2/3 flertall. Det betyr at det ikke er lov å vedta nedleggelse på ett årsmøte, og bekrefte nedleggelsen på ekstraordinært årsmøte to uker etter, for eksempel.
2. Frem sak om nedleggelse på årsmøtet
Om det er styret som fremmer saken, kan de legge den fram sammen med innkallingen til årsmøtet. Om et medlem ønsker å fremme saken må den sendes inn til styret innen fristen som er oppgitt i innkallingen. Styret kan ikke nekte å ta opp saker som er fremmet på korrekt måte i rett tid.
Pass på at vedtaket om nedleggelse tar stilling til hvem som skal overta korpsets eiendeler og økonomiske ressurser. Dette vil i mange tilfeller være regulert av vedtektene, så pass på at man ikke vedtar noe som er i strid med hva som er bestemt tidligere.
3. Meld fra til NMF
I perioden mellom første og andre årsmøte må korpset ta vare på verdiene sine, siden disse ikke kan overføres til noen andre før det endelige vedtaket på andre årsmøte. I denne perioden kan det derfor være aktuelt med et hvilende medlemskap i NMF, for å fortsatt ha rimelig forsikringsdekning. Det er imidlertid helt opp til dere, og dere kan også gi beskjed til NMF om at korpset ønsker utmelding. Melding gis skriftlig på post@musikkorps.no, og senest 15. november for at en skal slippe kontingentfaktura i januar. En kan ikke melde korpset ut fram i tid – NMF vil gjennomføre utmelding så snart som praktisk mulig. Dersom en vil at utmelding skal gjelde fra et senere tidspunkt må dere sende beskjed når den tiden kommer.
4. Bekreft vedtaket på neste ordinære årsmøte
Nå har det gått ca. ett år, og styret må innkalle til årsmøte igjen. Innkallingen behøver bare inneholde en sak: Bekreftelse av vedtak om nedlegging. Siste valgte styre gis fullmakt til å overføre alle korpsets verdier i tråd med vedtaket.
5. Øverfør verdier
Siste valgte styre sørger for overføring av penger og eiendeler til den eller de mottakerne som er bestemt av årsmøtet.
6. Meld fra (igjen)
Om dere ikke meldte korpset ut av NMF i forrige omgang, må dere gjøre det nå. Legg gjerne ved protokoller som viser vedtakene. Melding gis skriftlig på post@musikkorps.no, og senest 15. november for at en skal slippe kontingentfaktura i januar. En kan ikke melde korpset ut fram i tid – NMF vil gjennomføre utmelding så snart som praktisk mulig. Dersom en vil at utmelding skal gjelde fra et senere tidspunkt må dere sende beskjed når den tiden kommer.
Dere må også melde om nedleggelse av korpset til Brønnøysundregistrene.
Husk å si opp alle kontrakter korpset måtte ha inngått, avslutt bankkontoer etc.