Eksterne oppdrag

Eksterne oppdrag: En mulighet for inntekt og synlighet

En vellykket håndtering av eksterne oppdrag krever klar struktur og god kommunikasjon. Her er en detaljert sjekkliste for styret:

Før oppdraget: Strategisk planlegging og tilbud

Gode forberedelser og et profesjonelt tilbud er avgjørende for å sikre gode oppdrag og en positiv opplevelse.

Definer retningslinjer og tilbud

• Før henvendelser i det hele tatt kommer, bør styret ha klare formeninger om hvilke typer oppdrag korpset kan ta, og hva som er ønsket nivå for honorar.
• Hvilke deler av korpset kan utføre oppdrag? (Hovedkorps, juniorkorps, en mindre gruppe, drilltropp?)
• Hvilke typer oppdrag passer korpset for? (Marsjering, stillestående konsert, musikkinnslag, bakgrunnsmusikk, drilloppvisning?)

Utarbeid en enkel "oppdragspakke" dere kan sende ut, med informasjon om korpset, hva dere kan tilby, og en oversikt over typiske honorarer eller en prisliste. Dette profesjonaliserer prosessen.

Kontaktperson

• Utnevn en fast kontaktperson i styret (f.eks. leder, styremedlem, eller en dedikert oppdragsansvarlig) som håndterer alle henvendelser. Dette sikrer effektivitet og konsekvent kommunikasjon.

Avklaring av forespørsel

Saml inn relevant informasjon fra oppdragsgiver:

• Dato, tidspunkt og varighet av oppdraget.
• Sted og type arrangement (innendørs/utendørs, scene/ingen scene).
• Ønsket musikalsk innhold/stil.
• Antall musikanter/drillere de ønsker.
• Forventet honorar for oppdraget.
• Spesielle behov (tilgang til strøm, garderobe, toaletter, mat/drikke).

Gjør en befaring av stedet hvis det er en større produksjon eller et ukjent sted.

Vurdering av tilbud

• Diskuter forespørselen i styret og/eller med dirigenten/drillinstruktøren for å vurdere om korpset kan ta oppdraget.
• Sjekk om datoen kolliderer med andre arrangementer eller øvelser.
• Beregn et passende honorar. Vurder utgifter til dirigent/instruktør, transport, og en "fortjeneste" til korpset. Det er viktig at korpset ikke selger seg for billig.
• Send et skriftlig tilbud til oppdragsgiver med honorar, spesifikasjoner for oppdraget, og eventuelle betingelser.

Ha en minimumspris for ulike typer oppdrag for å unngå underprising.

Kontrakt/skriftlig avtale

En klar avtale forebygger misforståelser. Sørg for en enkel, skriftlig avtale/kontrakt som spesifiserer:

• Dato, tidspunkt, sted og varighet.
• Honorar og betalingsbetingelser.
• Hva korpset skal utføre (f.eks. "2 x 15 minutter marsjering og 10 minutter stillestående konsert").
• Hvilke fasiliteter oppdragsgiver skal stille til rådighet (garderobe, strøm, PA).
• Avbestillingsbetingelser.

Under oppdraget: Profesjonell gjennomføring

På selve dagen er det avgjørende med profesjonell opptreden og godt planlagt logistikk for å sikre et godt omdømme og fornøyde oppdragsgivere, i tillegg til en god opplevelse for medlemmene.

Forberedelse av musikanter/drillere

• Send ut tydelig informasjon til musikanter/drillere om tid, sted, antrekk, og hva som forventes av dem.
• Gjennomfør eventuelle ekstraøvinger hvis oppdraget krever spesielt repertoar.

Logistikk på stedet

• Sørg for transport av instrumenter og utstyr.
• Avtal møtested og tid med oppdragsgiver.
• For skolekorps: Ha en ansvarlig voksen som koordinator på stedet.
• Sørg for at musikanter/drillere har tilgang til garderobe, toaletter og vann.

Gjennomføring av oppdraget

• Hold avtalt tid for oppstart og varighet.
• Vær profesjonell og utadvendt. Smil og vis spilleglede!
• Dirigent/instruktør leder det musikalske/drillelementene.
• Presenter korpset med navn.

En kort og vennlig dialog med publikum eller oppdragsgiver kan forsterke opplevelsen.

Etter oppdraget: Oppfølging og anerkjennelse

Arbeidet er ikke ferdig når oppdraget er avsluttet. God oppfølging er viktig for å sikre betaling, bygge relasjoner og evaluere innsatsen.

Fakturering og økonomisk oppgjør

• Send faktura til oppdragsgiver snarest mulig etter utført oppdrag, i henhold til avtalte betalingsbetingelser.
• Før regnskap over inntekter og utgifter knyttet til oppdraget.

Takk og tilbakemelding

• Send en skriftlig takk til oppdragsgiver for oppdraget. Spør gjerne om tilbakemelding på korpsets bidrag, og om man kan bruke en positiv kommentar i korpsets promotering.
• Takk musikanter/drillere, dirigent/instruktør og frivillige som bidro.

Positiv tilbakemelding kan føre til nye oppdrag og styrker korpsets omdømme.

Evaluering

• Hold et kort evalueringsmøte med styret og dirigent/instruktør.
• Hva fungerte bra? Hva kan forbedres til neste gang?
• Var honoraret passende? Var innsatsen verdt det?

Dokumentér erfaringene og oppdater gjerne "oppdragspakken" basert på læringspunkter.

Synlighet i etterkant

• Del bilder og en kort tekst fra oppdraget på korpsets nettside og sosiale medier (med oppdragsgivers tillatelse). Dette viser korpsets aktivitet og bidrar til å tiltrekke seg nye oppdrag.

Ved å følge denne detaljerte veiledningen vil du som styremedlem bidra til å gjøre eksterne oppdrag til en vellykket og givende del av korpsets virksomhet, både økonomisk og for fellesskapet!

Kortfattet sjekkliste

Denne sjekklisten er ment som et enkelt verktøy for styremedlemmer for å sikre at de viktigste elementene for et vellykket oppdrag er på plass.

Før oppdraget

• Retningslinjer: Har vi klare retningslinjer for hvilke oppdrag vi tar og ønsket honorar?
• Kontakt: Er det en fast kontaktperson for henvendelser?
• Avklaring: Er all informasjon fra oppdragsgiver innhentet (tid, sted, innhold, forventninger)?
• Tilbud: Er et profesjonelt tilbud med honorar sendt?
• Avtale: Er en skriftlig avtale/kontrakt signert?
• Forberedelse: Er musikanter/drillere godt informert og forberedt?

Under oppdraget

• Logistikk: Er transport, rigging og fasiliteter på plass?
• Koordinator: Er en voksen koordinator på stedet?
• Gjennomføring: Startes og avsluttes oppdraget til avtalt tid?
• Profesjonalitet: Fremstår korpset profesjonelt og utadvendt?

Etter oppdraget

• Fakturering: Er faktura sendt raskt og korrekt?
• Takk: Er oppdragsgiver og bidragsytere takket?
• Synlighet: Deler vi om oppdraget på sosiale medier/media?
• Evaluering: Er det planlagt evaluering internt?