Fem råd for å lykkes
- Start tidlig.
- Vær konkret om behovet.
- Be om plass i brukergruppen.
- Påvirk både administrasjonen og politikerne.
- Følg saken helt fram til bygget tas i bruk.
Handlingsrommet
Korpset kan påvirke hva kommunen og fylkeskommunen bygger og hvordan rommene blir. Handlingsrommet er størst tidlig i prosessen, tidligere enn de fleste antar, og krymper etter hvert som planene nærmer seg ferdig bygg.
Et bygg planlegges flere år før det bygges. Behovet må inn i planene tidlig, og selve rommet må inn i romprogrammet før bygget tegnes. Det første avgjør om kommunen ser behovet. Det andre avgjør om rommet faktisk blir bygget. Det er mer krevende og kostbart å endre når bygget først er tegnet eller bygget.
Budskapet til kommunen kan være enkelt.
Vi ber ikke nødvendigvis om egne bygg, men at bygg som kommunen planlegger å bygge eller rehabilitere, får rom som er tilpasset og tilgjengelige for korpsaktivitet.
Korpsaktiviteten trenger øvingsrom som har tilpasset størrelse, akustikk og tilgang på lager. Et rom som fungerer for korps, kan derfor også være egnet for mange andre kulturaktiviteter.
Kommunen vet ikke nødvendigvis hva et øvingsrom må inneholde med mindre noen forteller det. Vær derfor konkret om behovet.
Hvem bestemmer
Kommunen og fylkeskommunen består av politikere og administrasjon, og begge bør påvirkes.
Politikerne i kommunestyret, fylkestinget og utvalgene vedtar hvilke bygg som skal prioriteres og bevilger pengene. De vedtar også planene, og som regel romprogrammet.
Administrasjonen, som kommunedirektør, kultursjef, eiendomssjef og prosjektleder, utarbeider saksgrunnlaget. Den gjør vedtakene om til konkrete bygg og reglementer, og har i praksis mye å si for hvordan bygget blir og hvem som får bruke det.
Saken flytter seg underveis. Den begynner gjerne i oppvekstsektoren når en skole planlegges, går til planavdelingen når tomten skal avklares i arealplanen og reguleres, til eiendomsavdelingen når bygget skal tegnes, til politikerne når det skal bevilges penger, og ender hos rektor og driftsavdelingen når bygget står ferdig. Korpset bør vite hvor saken ligger.
Sørg derfor for kontakt med relevante personer i administrasjonen, med politikere i kommunestyret eller aktuelle utvalg, og med gruppelederne i de politiske partiene før budsjettbehandlingen. Kulturadministrasjonen er ofte en god inngang, fordi den kan følge saken videre.
Prosessen fra plan til drift
Kommuner og fylkeskommuner organiserer seg forskjellig, og navnene på planer og utvalg varierer. Rekkefølgen er likevel stort sett den samme. I fylkeskommunen har fylkestinget den rollen kommunestyret har i kommunen, og videregående skoler er de mest aktuelle byggene.
Ikke alle steg har formell høring. Romprogrammet, som er det viktigste steget for korpset, har det ikke.
Steg 1. Planer
Handlingsrommet er stort.
Kommunen bestemmer hvilke behov den skal dekke i årene som kommer. Det gjøres i planstrategien, i kommuneplanen og i planer eller strategier for kultur, frivillighet og oppvekst. Skolebruksplanen eller planer for skolestruktur bestemmer hvilke skoler som skal bygges, utvides eller rehabiliteres. Fylkeskommunen har tilsvarende regional planstrategi og fylkesplan eller regional plan. Det som står i disse planene, tar utredere og konsulenter med seg videre, og det blir førende for planer og bygg som kommer senere.
Planene vedtas av kommunestyret eller fylkestinget etter forslag fra administrasjonen, og legges som regel ut på høring. Om planene skal revideres, vurderes i planstrategien hvert fjerde år, etter valget. Det neste kommune- og fylkestingsvalget er i september 2027.
Dette bør korpset gjøre:
Send innspill når planene er på høring, og be om at frivillighetens behov for egnede og tilgjengelige lokaler tas inn i planen.
Steg 2. Budsjett
Handlingsrommet er stort, men vinduet er kort.
Bygget får plass i økonomiplanen og årsbudsjettet, eller det skyves ut. Økonomiplanen rulleres hvert år og gjelder minst fire år fram. Mange bygg prioriteres flere år før det fattes vedtak om å bygge.
Budsjettet vedtas av kommunestyret eller fylkestinget om høsten. Partiene skriver sine forslag i ukene før.
Dette bør korpset gjøre:
Kontakt gruppelederne i alle partiene før budsjettbehandlingen, med en kort henvendelse med ett tydelig budskap og ett konkret forslag til løsning.
Steg 3. Tomt og innhold
Handlingsrommet er stort.
Kommunen bestemmer hvor bygget skal ligge og hvilke funksjoner det skal inneholde. Plasseringen avgjøres i arealdelen av kommuneplanen og i reguleringsplanen. Om bygget skal romme kulturaktivitet i tillegg til for eksempel skole, avgjøres gjerne i skolebruksplanen eller i en tidlig konseptfase, før det finnes tegninger.
Planene vedtas politisk og sendes på høring.
Dette bør korpset gjøre:
Send høringssvar og be om at korps og andre frivillige kulturaktører omtales som brukere av bygget før romprogrammet skrives.
Steg 4. Romprogram
Handlingsrommet er størst her.
Romprogrammet bestemmer blant annet størrelse og takhøyde, akustiske krav, lagerplass, adkomst og tilgjengelighet, og hvilke aktiviteter rommene skal brukes til. Det lages av prosjektleder sammen med rådgivere og en brukergruppe, og vedtas som regel av politikerne.
Romprogrammet sendes ikke på høring, og det finnes ingen fast regel for hvem som blir invitert inn i brukergruppen.
Dette bør korpset gjøre:
Be straks om å få delta i brukergruppen når planleggingen av bygget starter. Be om at øvingslokaler bygges etter Norsk Standard 8178, at det settes av tilstrekkelig lagerplass, og at ventilasjon, adgang, renhold og vakthold tilpasses frivillig bruk. Slike krav kan hver for seg virke enkle, men til sammen gjøre bygget ubrukelig for frivilligheten om de ikke innfris, og de er langt enklere å løse her enn etter at bygget er i drift. Fordi romprogrammet som regel vedtas politisk, er det også viktig med god dialog med de folkevalgte.
Steg 5. Tegning og bygging
Handlingsrommet er lite.
Forprosjektet vedtas politisk. Deretter tegnes bygget i detalj, entreprenør velges og bygget settes opp. Det kuttes gjerne i kostnader underveis, og akustikk er noe av det som kan kuttes.
Dette bør korpset gjøre.
Be om å få se tegningene før forprosjektet vedtas, og kontroller at kravene fra romprogrammet fortsatt er med. Etter vedtaket blir endringer mer krevende og kostbare.
Steg 6. Drift
Handlingsrommet er middels.
Kommunen bestemmer hvem som får bruke bygget, når, til hvilken pris og på hvilke vilkår. Det gjøres i et utleiereglement, men i praksis er det ofte rektor, enhetsleder eller eiendomsavdelingen som avgjør den daglige bruken.
Reglementet vedtas politisk og revideres jevnlig. Dette er det eneste steget der det går an å komme sent inn og likevel få gjennomslag.
Dette bør korpset gjøre.
Be om at lokalene er tilgjengelige for frivilligheten på kvelder og i helger. Ta kontakt med rektor og driftsansvarlig i god tid før åpning for å avklare nøkler, lager og faste øvingstider. Tilgangen blir enklere dersom skolen ser korpset som en del av skolens eget miljø.
Hva korps bør gjøre
Finn ut hva kommunen og fylkeskommunen planlegger. Se etter økonomiplan og årsbudsjett, kommuneplan, fylkesplan og planstrategi, skolestruktur, kultur- og frivillighetsstrategi og planer for nye skoler, kulturbygg, idrettshaller og flerbrukshus. Dokumentene ligger på kommunens eller fylkeskommunens nettsider. Lag deg en oversikt over aktuelle byggeprosjekter og hvor langt de har kommet.
Ta kontakt tidlig. Gjør deg kjent med hvem som har hvilket ansvar i kommunen eller fylkeskommunen. Fortell kort hvem dere er, hvor mange som bruker lokalene, hvilke lokaler dere trenger, hvilke utfordringer dere har i dag og hvilket planlagt bygg som kan være aktuelt. Be om å bli varslet når relevante bygg skal planlegges.
Be om plass i brukergruppen. Gjør det straks kommunen starter planleggingen av et bygg. Det er særlig viktig når romprogrammet lages.
Synliggjør konkrete behov. Be om at øvingslokaler bygges etter Norsk Standard 8178, at det settes av tilstrekkelig lagerplass, at lokalene er tilgjengelige på kvelder og i helger, at ventilasjon, adgang, renhold og vakthold tilpasses frivillig bruk, og at korps og andre frivillige kulturaktører omtales som brukere av bygget.
Påvirk både politikere og administrasjon. Ha kontakt med relevante personer i administrasjonen, politikere i kommunestyret eller aktuelle utvalg og gruppelederne i partiene før budsjettbehandlingen. Send en kort henvendelse med ett tydelig budskap og ett konkret forslag til løsning. Inviter gjerne ordfører og kulturutvalg på konsert, slik at korpset er kjent når det senere tar kontakt.
Bruk høringer. Send innspill når planer for skole og oppvekst, kultur og frivillighet, arealbruk, flerbrukshus og kulturbygg eller planstrategi er på høring. Be om at frivillighetens behov for egnede og tilgjengelige lokaler tas inn i planen. Et kort og konkret høringssvar er som oftest tilstrekkelig.
Gå sammen med andre. Samarbeid gjerne med kor og orkestre, band og teatergrupper, idrettslag og andre frivillige lag, lokalt musikkråd, skolen og andre aktuelle brukere. Et felles innspill viser at lokalene dekker et bredt behov.
Følg prosjektet helt fram. Be om å få se tegningene før forprosjektet vedtas, og kontroller at kravene fra romprogrammet fortsatt er med. Ta kontakt med rektor og driftsansvarlig et halvt år før bygget står ferdig. Etter åpning er timeplanen gjerne fylt.
Får korpset nei, kommer det nye planer, budsjetter og reglementer. Noter hva som ble sagt og prøv igjen.
Ressurser og lenker
Norsk musikkråds normer og anbefalinger for lokaler til musikkformål
NS 8178, akustiske kriterier for rom og lokaler til musikkutøvelse. Standarden kommunen bør legge til grunn.
ISO 23591, internasjonal standard for musikkøverom
Plan- og bygningsloven kapittel 7 og 8. Regler om regional planstrategi og regional plan.
Plan- og bygningsloven kapittel 10, 11 og 12. Regler om planstrategi, kommuneplan, reguleringsplan og høring.
Kommuneloven kapittel 14. Regler om økonomiplan og årsbudsjett.
Trenger dere hjelp i en konkret sak? Regionkontoret i NMF kan bidra med veiledning, formuleringer og faktagrunnlag.