Innkalling, saksliste og protokoll
Innkalling og saksliste
Avhengig av hvor ofte dere har styremøte er det en god rutine å sende ut innkalling med saksliste en uke før styremøtet. Innkallingen bør inneholde saksnummer, saksnavn og kort informasjon om hva saken gjelder. Er det store saker eller saker innkommet fra medlemmene, er det en god praksis at saken sendes ut til styremedlemmene i forkant av møtet så alle kan få forberede seg før møtet.
Protokoll eller referat
Hva er en styreprotokoll og hva er et styrereferat?
En styreprotokoll er det offisielle referatet fra styrets møter. Den skal dokumentere hvilke saker som er behandlet, hvilke beslutninger som er tatt, og eventuelle vedtak eller oppfølgingspunkter. Protokollen skal godkjennes og signeres av styret, og fungerer som et juridisk og historisk dokument for organisasjonen.
Vanlig innhold i en styreprotokoll:
- Tid og sted for møtet
- Hvem som var til stede, og hvem som eventuelt hadde forfall
- Godkjenning av innkalling og saksliste
- Behandling av saker: Kort omtale av hver sak, vedtak og eventuelle oppfølgingspunkter
- Eventuelt: Saker som tas opp til orientering, dvs saker som ikke har formelle vedtak
- Signaturer: Protokollen skal godkjennes og signeres av styrets medlemmer
Tips: Hold protokollen kort, tydelig og konsekvent. Følg samme struktur fra møte til møte. Det gjør det enklere å finne tilbake til tidligere vedtak og sikre god kontinuitet i styrearbeidet.
Et møtereferat er et sammendrag av det som ble snakket om og avtalt i et møte. Her skriver man ned hovedpunktene i diskusjonene, beslutninger som ble tatt, og hvem som skal følge opp ulike oppgaver. Referatet gjør det lettere å huske hva som ble bestemt, og hjelper alle til å holde oversikt og jobbe i samme retning.
Vanlig innhold i et møtereferat:
- Tid og sted for møtet
- Deltakere og eventuelle forfall
- Saker som ble behandlet, med saksnummer:
- kort beskrivelse av diskusjonen
- konklusjon eller beslutning
- hvem som skal gjøre hva, og eventuelt frist
- Eventuelt: andre saker som ble tatt opp
- Neste møte: dato eller plan for oppfølging
Tips: Skriv referatet så snart som mulig etter møtet, og send det til deltakerne for godkjenning eller orientering. Et godt referat gjør det enklere for alle å huske avtaler og holde fremdriften oppe.
Styreprotokoll vs styrereferat - hva skal brukes når?
Et møtereferat brukes gjerne i arbeidsmøter, komitémøter eller prosjektgrupper, mens en styreprotokoll er det formelle referatet fra styrets møter. Protokollen har juridisk betydning og skal godkjennes og signeres av styret, mens et referat først og fremst er et praktisk hjelpemiddel for oppfølging av arbeidet.